Un salarié reçoit en moyenne 88 mails par jour et en envoie 34.
Un français passe en moyenne 99 jours par an sur sa boîte mail (pro et perso confondues).
Lorsque nous ouvrons notre boîte mail, nous recevons l’équivalent d’une centaine de courriers, messages, alertes, publicités… Ce déluge de données représente une masse phénoménale d’informations à traiter.
Cela concoure à notre surcharge informationnelle. Il est amplifié par la manière dont nous utilisons notre boîte mail.
Une boîte mail remplie est comme un bureau surchargé. C’est une source de stress et d’anxiété. C’est aussi une invitation au multitasking !
Une boîte de réception entièrement vide permet d’alléger son cerveau de cette surcharge informationnelle.
Oui, une boîte de réception vide, c’est possible ! Lorsque l’on sait trier, prioriser, hiérarchiser et surtout supprimer.
Cela implique de repenser, et de réorganiser sa messagerie, mais également sa manière de gérer ses mails.
Lorsque les flux de communication ne sont pas triés, gérés, organisés, et surtout allégés, tout le monde communique avec tout le monde, tout le monde répond à tout le monde, et sans limites…
Sans limites de taille… Nous avons tendance à vouloir en dire toujours plus, et nous diluons l’information. Trop d’information tue l’information.
D’autre part, l’instantanéité des mails et les flux de données sont de véritables sources de stress numérique, que la sensation de temps perdu à les gérer en continu ne fait qu’accroître. Sachant que la gestion des mails mobilise 30 % d’une journée de travail et qu’une boîte mail remplie est source de surcharges informationnelle et émotionnelle, il est indispensable d’alléger son cerveau de ce fardeau. La méthode Z.E.N. propose un ensemble de règles à cet effet. Les principes de cette méthode :
Z comme Zéro mail
Une boîte de réception vide revêtant une forme de « liberté mentale », il est nécessaire de repenser l’organisation de sa boîte mail en créant 3 nouveaux dossiers personnalisés :
Zen Box : elle accueille tous les mails lus à conserver.
Todo Box : on y met les mails nécessitant un suivi ou une action, en lien avec sa liste de tâches et son agenda (1 action = 1 tâche planifiée).
Stop Box : on y place les mails ne nécessitant aucune action, à traiter plus tard.
E comme Efficacité
N comme Nettoyage
Les bénéfices de la méthode Z.E.N.
Cela passe par une transformation de sa messagerie
Une astuce
Ne gardez dans votre boîte qu’un seul mail que vous vous enverrez à vous-même et contenant les règles de la méthode Z.E.N.
Quelques règles pour des interactions mails plus sereines et plus efficaces
Lors de l’envoi d’un mail…
Lors de la réponse à un mail…
Au-delà de trois interactions de mails sur un même sujet avec une personne de votre entreprise, passez à un mode de communication direct.
Repassez de la relation digitale a la relation humaine !
Limitez les mails en copie « pour info ».
Moins vous en enverrez, et moins vous recevrez de mails.
Évitez les mails avec la fonction « répondre à tous ».
Bannissez les mails qui mettent la terre entière en copie, histoire de se prémunir d’un éventuel problème futur